Quitter le bureau pour les vacances peut être stressant. Entre les emails, les dossiers urgents, les dernières réunions d’équipe et les feedback à donner à vos collègues, on s’y perd vite ! Pas de panique, nous vous avons préparé un mode d’emploi à suivre pour ne rien oublier 👇
#1 Quitter le bureau pour les vacances | Message vocal de vacances : Mode On ✅
C’est sûrement la chose que vous pourriez oublier mais tellement importante pour vos clients ! Comment pourront-ils savoir si vous êtes présents ou non au bureau ? Rassurez-les en enregistrant un Voice mail spécial Summer. N’oubliez pas également de renseigner l’adresse email sur laquelle vos messages vocaux seront transmis, ce serait dommage de manquer des leads à votre retour !
Exemple : Bonjour, bienvenue chez Digicloud. Notre équipe sera en congé du xx juillet au xx juillet. Pour toutes les urgences, merci de prendre contact avec le support au 02 899 21 21. Nous vous souhaitons une belle journée, et à bientôt !
Vous êtes chez ALLOcloud ? Tapez *10# pour enregistrer votre message !
#2 Quitter le bureau pour les vacances | Mettez-vous vraiment en Off : déviez vos appels ⛔
Si vous n’avez pas envie d’être submergé d’appels durant vos congés, déviez vos appels ! Que ce soit vers un Télé desk ou vers un autre collègue, pensez-y, cela pourrait vous éviter quelques appels tracas professionnels durant vos vacances et de vraiment quitter le bureau pour les vacances 🙄
Comment dévier vos appels ? Contactez-nous (attention pas le jour même pour hier, prévenez-nous à l’avance afin que l’on soit prêt le jour J) ! Nous serions ravis de vous donner un coup de main !
#3 Quitter le bureau pour les vacances | Déjà sur Télavox ? Mettez-vous en vacances sur votre application 💻
Dans un précédent #tutodeludo, nous vous avons présenté notre nouvelle plateforme téléphonique qui permet de modifier votre statut en un seul clic et interdire automatiquement les appels vers votre poste. Pour cela, il vous suffira d’aller dans vos paramètres et de configurer les dates correctes ! Attention, si vous ne touchez pas aux paramètres, vous serez en vacances pour une semaine par défaut !
#4 Quitter le bureau pour les vacances | Office 365 ou comment prévenir vos équipes ! 👋
Évitez d’être dérangés, organisez vous pour que vos backups soient prévenus à temps, le tout grâce à Office 365. 🚀
Premièrement, utilisez le calendrier partagé pour planifier vos congés et informer vos collègues que vous ne serez pas disponible durant cette période ! Nous connaissons pas mal d’équipes qui ne travaillent qu’avec ce calendrier pour les congés.
Une fois que toutes vos tâches sont effectuées, il ne vous reste plus qu’une chose à faire et celle-ci fait tellement plaisir : mettez en place votre Out Of Office. Fini de galérer durant de longues minutes pour trouver où l’encode, nous vous préparons un joli #tutodeludo pour y arriver en quelques clics !
Exemple : Bonjour, merci pour votre eMail. Je suis absent du bureau du xx/xx au xx/xx et n’aurai pas accès à mes emails. En quand d’urgence, merci de contacter mon collègue Nicolas à l’adresse suivante : info@digicloud.be. À bientôt, Marie.
#5 Signalez vos vacances sur votre point de vente
Et si vous utilisiez l’affichage dynamique pour informer vos clients de vos congés ? Continuez aussi de diffuser de l’information durant vos congés pour garder l’oeil attiré des prospects ! Petit clin d’œil aux immobiliers à qui nous avons consacré un article que vous pouvez retrouver ici 👈. Bref, un petit plus qui pourra déjà préparer votre retour !
#Extrabonus : Utilisez vos réseaux sociaux pour communiquer vos vacances 📳
Et oui, parce qu’aujourd’hui, nous vivons dans un monde ultra connecté ! Utilisez vos réseaux sociaux pour prévenir que vous ne serez pas disponibles durant une période. Au moins, vous éviterez la mauvaise expérience utilisateur qui auront fait le déplacement et qui ne seront pas contents de trouver portes closes. Pas le temps de vous y coller ? Notre Madame Marketing Marie s’en charge ! 🚩
Voilà, vous avez toutes les clés en mains pour partir serein en vacances. Quitter le bureau pour les vacances n’aura jamais été aussi facile ! N’oubliez pas : une fois que vous serez sur votre transat en train de siroter votre cocktail, pensez à nous ⛱ Il ne nous reste qu’à vous souhaiter de belles vacances !
